Die Stadt legt das verfügbare Budget, den Zeitplan und die Bewertungskriterien fest. Außerdem definiert sie die wichtigsten Regeln für die Organisation des Prozesses.

• Was sind die Ziele des Prozesses?
• Für wen ist das partizipatives Budget bestimmt?
• Ist es für die ganze Stadt oder für einzelne Bereiche/Bezirk gedacht?
• Ist es auf eine bestimmte Zielgruppe oder ein bestimmtes Thema ausgerichtet?
• Welche objektiven Kriterien gibt es für die förderfähigen Anträge der Bürger:innen?
• Wer sind die Ansprechpartner:innen, die sowohl die öffentlichen Sitzungen als auch die Treffen mit den Abteilungen organisieren und moderieren?

Danach werden Ideen auf digitalen Plattformen wie DECIDIM und bei öffentlichen von der Verwaltung organisierten Veranstaltungen gesammelt. Diese können von sehr konkreten Projekten bis hin zu einfachen, noch nicht ausgearbeiteten Ideen reichen. In der Praxis hat sich in dieser Phase eine Kombination von digitalen und Real Life-Formaten bewährt. Beispiele von Ideen von Bürger:innen:

• konkrete Projekte wie die Umbenennung eines Parks (Jardin de Monplaisir/Angers)
• weniger konkrete Vorhaben wie eine bessere Einbettung eines Stadtviertels in die restliche Stadt (Savary/Angers)

Ideen werden in Projekte umgewandelt. Wenn zahlreiche Ideen durch die Bevölkerung eingebracht wurden, kann davor eine Vorselektion stattfinden. Dabei können Bewohner:innen für jene Ideen abstimmen, die ihnen besonders zusagen, sodass nur mehr eine überschaubare Menge an Vorschlägen übrig bleibt.

Diese Vorschläge werden diskutiert, abgeändert und zusammengeführt. Teilnehmer:innen kommen physisch oder digital zusammen und entscheiden über die genaue Formulierung jener Projekte, die zur Abstimmung im partizipativen Budget eingereicht werden.

Nun ist die Verwaltung an der Reihe, die Projekte auf ihre Machbarkeit hin zu prüfen. Sie zieht die betroffenen Fachabteilungen hinzu, um jedes Projekt auf seine Durchführbarkeit und seine Kosten zu analysieren. 

Oft ist diese Analysephase für die Projekteinreichenden ein Moment der Wahrheit: Denn dabei stellt sich häufig heraus, dass die Kosten des Projekts die Prognosen übersteigen.

Es ist auch eine Gelegenheit für einen Dialog zwischen den Abteilungen und den Einreichenden, um das Projekt wegen technischer Hürden anzupassen.

Die Teilnehmer:innen haben die Möglichkeit, eine bestimmte Anzahl von Projekten auszuwählen. Dieser Schritt ist von großer Bedeutung für jeden partizipativen Prozess, da er darüber entscheidet, welche Projekte letztendlich finanziert werden. Es handelt sich um die sichtbarste Phase, in der die Bewohner:innen darüber abstimmen können, welche Projekte für sie am wichtigsten sind. Normalerweise erhalten sie auf einer digitalen Plattform wie DECIDIM ein fiktives Budget, das sie auf verschiedene Projekte verteilen können. Während der Abstimmungsphase sind alle Projektträger:innen besonders aktiv und werben für ihre Projekte.

Die Teilnehmer:innen können in der Regel für mehrere Projekte abstimmen.

Die Projekte werden 

entweder von der Verwaltung 

oder den Bewohner:innen 

oder von beiden gemeinsam

mit den Mitteln und Methoden umgesetzt, die in den vorherigen Phasen beschlossen wurden.

Die Evaluierung ist einer der wichtigsten Schritte, trotzdem wird er oft vergessen: Feedbacks werden eingeholt und die Zielerreichung geprüft. Es wird erhoben, welche Zielgruppen erreicht werden konnten, welche Fehler passiert sind und was man beim nächsten partizipativen Budget besser machen kann.